Huishoudelijk regelement

VERENIGING GEPENSIONEERDEN DOUWE EGBERTS
Artikel 1 naam, zetel en doel
De vereniging draagt de naam:
VERENIGING VAN GEPENSIONEERDEN DOUWE EGBERTS
Zij draagt de initialen: VGDE
De vereniging heeft haar zetel te Joure , gemeente de Fryske Marren.
De vereniging heeft als doel de behartiging van de pensioenbelangen van pensioengerechtigden van Koninklijke Douwe Egberts en daarmee verbonden ondernemingen, die via het algemeen pensioenfonds Stap kring Douwe Egberts hun pensioen ontvangen.
Artikel 2 duur
De vereniging is opgericht 16 juni 2005 en is aangegaan voor onbepaalde tijd.
Artikel 3 verenigingsjaar
Het boekjaar en verenigingsjaar valt samen met het kalenderjaar.
Artikel 4 lidmaatschap
Pensioengerechtigden van Koninklijke Douwe Egberts en daarmee verbonden ondernemingen, die via het algemeen pensioenfonds Stap kring Douwe Egberts hun pensioen ontvangen kunnen lid worden.
Het lidmaatschap is persoonsgebonden en eindigt bij overlijden, opzegging of royement.
De leden worden regelmatig per jaar door middel van een nieuwsbrief over de ontwikkelingen op pensioengebied en die van de vereniging geïnformeerd.
De vereniging heeft een eigen website waarop informatie over de vereniging wordt gegeven en nieuwe leden zich kunnen aanmelden, leden kunnen hier ook mutaties doorgeven.
Voor de ledenadministratie wordt van een online ledenadministratieprogramma gebruik gemaakt.
Artikel 5 contributie en bijdrage donateurs
De contributie voor het volgend jaar wordt vastgesteld door de ALV in het voorafgaande jaar.
De minimale donateursbijdrage moet gelijk zijn aan de jaarlijkse contributie van de leden.
Inning van de contributie vindt voor het grootste deel plaats via automatische incasso begin april, de leden die geen machtiging hebben afgegeven worden geacht voor 30 april de contributie zelf aan de vereniging over te maken.
Artikel 6 bestuur, samenstelling en tussentijdse vacaturevervulling
Het bestuur bestaat uit minimaal 3 en maximaal 7 personen.
Bestuurders worden benoemd voor een periode van 3 jaar en kunnen daarna herkozen worden, er is een rooster van aftreden door het bestuur opgesteld.
Nieuwe bestuursleden worden door de algemene ledenvergadering benoemd op voordracht van het bestuur, ook kan het bestuur in de periode voorafgaande aan de algemene ledenvergadering tijdelijk (1 of meer) aspirant bestuurders benoemen.
Functies die minimaal binnen het bestuur vertegenwoordigd zijn: voorzitter, 1e penningmeester en secretaris.
Het bestuur vergadert in beginsel één keer per maand.
Met nieuwe bestuurders worden de werkafspraken en ieders functie doorgenomen.
Besluiten worden met meerderheid van stemmen genomen, er is geen meervoudig stemrecht. Tegenstrijdig belang zal aan de overige bestuursleden worden gemeld.
Artikel 7 aangaan verplichtingen
Verplichtingen die worden aangegaan mogen in geld niet meer bedragen dan 100% van de contributie inkomsten van het jaar voorafgaande aan de overeen te komen verplichtingen.
Artikel 8 algemene ledenvergadering
Elk jaar wordt er binnen 10 maanden na afloop van het boekjaar een algemene ledenvergadering in de omgeving van Utrecht en Joure gehouden. de leden ontvangen hiervoor bijtijds een uitnodiging.
Bij calamiteiten (bijv. pandemie) of wettelijke beperkingen met betrekking tot samenkomsten kan de algemene ledenvergadering online of schriftelijk worden gehouden.
In de algemene ledenvergadering wordt een kascommissie van tenminste 2 personen benoemd voor de periode van 2 jaar, getracht wordt de termijn van de leden van de kascommissie onderling met 1 jaar te laten overlappen.
De algemene ledenvergadering dient het jaarverslag, de jaarrekening en de begroting volgend jaar goed te keuren.
Voor de boekhoudkundige verwerking van de financiën wordt van een online ledenadministratieprogramma gebruik gemaakt.
Artikel 9 commissies
Commissies en werkgroepen kunnen door het bestuur, indien nodig, uit bestuursleden, leden en niet leden worden samengesteld.
De commissies en werkgroepen kunnen zowel permanent als tijdelijk worden ingesteld.
In alle commissies zal tenminste 1 bestuurslid zijn opgenomen en de commissies zijn verantwoording schuldig aan het bestuur.
Artikel 10 toekennen vergoedingen
Zowel bestuursleden als commissieleden verrichten hun werkzaamheden ten behoeve van de VGDE om niet.
Reiskosten worden vergoed tegen een door het bestuur vast te stellen tarief.
Vergoedingen van overige kosten moeten vooraf door het bestuur worden goedgekeurd.
Artikel 11 externe afvaardigingen
Het bestuur benoemt en ontslaat afgevaardigden in externe besturen en commissies namens de VGDE.

Artikel 12 wettelijke verplichtingen
De vereniging dient te voldoen aan de wet bestuur toezicht rechtspersonen per 1-7-2021 en aan de vereisten van de algemene verordening gegevensbescherming.
Aldus goedgekeurd op de algemene ledenvergaderingen van 5 oktober 2021 te Joure en op 6 oktober 2021 te Nieuwegein.